走访和座谈会中，程处长总是会准备一个厚厚的笔记本，上面密密麻麻地记录着各种问题。这些问题都是老师们在实际工作中遇到的，比如“仪器共享平台预约过于繁琐”“纵向项目申报材料需要重复提交”等等。每一个问题都被详细地记录下来，以便后续能够有针对性地进行解决。
化学学院的李教授至今难忘程处长带队上门服务的场景。当时他正为一个国家级项目的中期检查发愁，因为部分实验数据不符合规范要求。程处长听完情况后，当即联系了自己在中科院的老朋友，一位数据分析专家，通过视频会议为李教授的团队提供指导。更让人感动的是，一周后科研处专门组织了 “科研数据规范管理” 培训班，邀请那位专家来校授课。“以前是我们追着职能部门跑，现在是职能部门主动送服务上门。” 李教授在培训班上的这番话，道出了许多老师的心声。
为了进一步提升服务质量和效率，程处长经过深思熟虑后，决定在处里全面推行“首问负责制”和“限时办结制”这两项重要制度。
所谓“首问负责制”，就是无论老师前来办事时首先接触到的是哪个科室的工作人员，该工作人员都必须对老师的问题负责到底，不能推诿扯皮或敷衍了事。而“限时办结制”则要求对于常规的审批事项，必须在三个工作日内完成处理，如有特殊情况需要延长时间，必须详细说明原因并明确最终的办结时限。
为了确保这两项制度能够得到有效执行，程处长还特意在办公楼大厅显著位置设置了意见箱和公示栏。每周，他都会将各科室的办结率以及老师们对各科室服务的满意度评分进行公开公示，让大家一目了然。
然而，这两项制度刚开始推行时，并不是一帆风顺的。一些科室负责人对此感到有些不适应，觉得这些规定束缚了他们的工作，增加了不少压力。但随着时间的推移，当他们看到老师们的满意度从原来的 65% 一路飙升至 95% 时，他们终于明白了程处长的良苦用心。
如今，“首问负责制”和“限时办结制”已经在处里深入人心，成为了大家工作的基本准则。老师们也对处里的服务质量和效率给予了高度评价，这无疑是对程处长工作的最大肯定。
材料学院的青年教师小王体会最深。他申报青年基金项目时，初稿被评审专家指出存在多处不足。正当他一筹莫展时，科研处基础办的刘科长主动找上门来，带着他逐字逐句修改申报书，从文献综述的逻辑结构到研究方案的可行性分析，甚至连参考文献的格式都，逐一
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